Algemene Voorwaarden

Flexpoint Solutions OÜ (“Flexpoint Solutions”, “wij”, “ons”)

 1. Toepasselijkheid en definities

1.1 Deze Algemene Voorwaarden (“Voorwaarden”) zijn van toepassing op alle diensten die door Flexpoint Solutions OÜ, gevestigd in Estland (registratiecode: 17339990, adres: Tuukri tn 19-202, Kesklinna linnaosa, 10120 Tallinn, Estland, btw-nummer: EE102908327, e-mail: legal@flexpointsolutions.eu), worden geleverd aan zakelijke klanten (“Klant”, “u”).

1.2 Onze diensten omvatten meertalige virtuele assistentie, backoffice-ondersteuning, klantenservice en aanverwante administratieve werkzaamheden (“Diensten”), zoals beschreven in onze servicepakketten.

1.3 Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en bestellingen tussen Flexpoint Solutions en de Klant.

 2. Diensten

2.1 Alle diensten worden uitsluitend op afstand (remote) geleverd. Wij leveren geen onsite ondersteuning.

2.2 Wij bieden ondersteuning in het Nederlands, Duits en Engels.

2.3 Voorbeelden van werkzaamheden: administratieve ondersteuning, agenda- en CRM-beheer, e-mailafhandeling, orderverwerking, retouren, boekingen en klantcommunicatie via telefoon, e-mail, chat of WhatsApp.

2.4 Uitgesloten taken: boekhouding, accounting, vertalingen, outbound sales, cold calling, leadgeneratie, afspraakplanning, marketingcampagnes en socialmediastrategie.

2.5 Outbound communicatie beperkt zich tot servicegerelateerde doeleinden (bijvoorbeeld terugbellen of bevestigen van gegevens).

 3. Contractduur en verlenging

3.1 Het Trial Starter-pakket (10 uur) is eenmalig en niet verlengbaar.

3.2 Het Part-time abonnement (~84 uur/maand) heeft een minimale looptijd van vier (4) maanden. Daarna wordt telkens stilzwijgend verlengd per vier maanden, tenzij minimaal één (1) maand voor verlenging schriftelijk wordt opgezegd.

3.3 Het Full-time abonnement (~172,5 uur/maand) heeft een minimale looptijd van zes (6) maanden. Daarna wordt telkens stilzwijgend verlengd per zes maanden, tenzij minimaal twee (2) maanden voor verlenging schriftelijk wordt opgezegd.

3.4 Contracten zijn bindend voor de volledige looptijd.

 4. Gebruik van uren en flexibiliteit

4.1 Niet-gebruikte uren vervallen aan het einde van de maand. Uren worden niet doorgeschoven.

4.2 Abonnementen kunnen niet tussentijds worden gepauzeerd of verkleind.

4.3 Opschalen (extra uren of overstap naar groter pakket) is alleen mogelijk indien er capaciteit beschikbaar is.

4.4 Afschalen is niet mogelijk tijdens de looptijd. Na afloop van de contractperiode kan in overleg een kleiner pakket worden afgesloten, mits er ruimte is in onze planning.

 5. Werkuren en toeslagen

5.1 Standaarduren: maandag t/m vrijdag van 08:00 tot 20:00 CET.

5.2 Toeslagen voor buiten standaarduren:

• 20:00–22:00 → +25% toeslag

• 22:00–08:00 → +50% toeslag

• Zaterdag → +25% toeslag

• Zondag → +50% toeslag

• Feestdagen → +50% toeslag (Kerstavond/-dag en Oudjaarsavond/Nieuwjaarsdag alleen na voorafgaande afspraak)

5.3 Werk buiten standaarduren wordt wekelijks apart gefactureerd bovenop het abonnement.

 6. Continuïteit

6.1 Klanten werken in principe altijd rechtstreeks met de oprichters van Flexpoint Solutions.

6.2 Bij ziekte, vakantie of andere tijdelijke afwezigheid kan Flexpoint Solutions een gekwalificeerde vervanger aanwijzen om de diensten te leveren. Deze vervanger werkt onder verantwoordelijkheid van Flexpoint Solutions en wordt door ons betaald.

6.3 Indien er geen vervanger beschikbaar is, of indien een vervanger onverwacht uitvalt, zal Flexpoint Solutions de niet-gewerkte uren naar rato crediteren of terugbetalen. Dit geldt uitsluitend in gevallen van overmacht.

 7. Verplichtingen van de Klant

7.1 De Klant zorgt tijdig voor juiste informatie, toegang en tools die nodig zijn om de diensten te kunnen leveren.

7.2 De Klant blijft verantwoordelijk voor naleving van toepasselijke wet- en regelgeving in zijn sector.

7.3 Eventuele licentiekosten of tools die door Flexpoint Solutions moeten worden aangeschaft, worden afzonderlijk in rekening gebracht.

 8. Prijzen, betaling en facturatie

8.1 Alle tarieven worden per pakket overeengekomen en zijn exclusief btw.

8.2 Voor EU-klanten met een geldig btw-nummer wordt de btw verlegd.

8.3 Facturen dienen binnen veertien (14) dagen te worden voldaan.

8.4 Bij te late betaling kan dienstverlening worden opgeschort en wettelijke rente in rekening worden gebracht.

8.5 Tarieven blijven gelijk gedurende de contractduur. Bij verlenging na twaalf (12) maanden kan een prijsaanpassing plaatsvinden, altijd met voorafgaande kennisgeving.

 9. Aansprakelijkheid

9.1 Flexpoint Solutions is niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, waaronder winstderving of dataverlies.

9.2 De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de drie (3) maanden voorafgaand aan de claim aan Flexpoint Solutions heeft betaald.

 10. Geheimhouding en gegevensbescherming

10.1 Beide partijen houden alle vertrouwelijke informatie strikt geheim.

10.2 Flexpoint Solutions verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG (GDPR).

10.3 Details zijn opgenomen in ons Privacybeleid en onze AVG-verklaring.

 11. Toepasselijk recht en jurisdictie

11.1 Op deze Voorwaarden is Ests recht van toepassing.

11.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Tallinn, Estland.

 12. Wijzigingen

12.1 Flexpoint Solutions kan deze Voorwaarden wijzigen met een opzegtermijn van dertig (30) dagen.

12.2 Voortgezet gebruik van de diensten na ingangsdatum van de wijzigingen geldt als instemming.